Algemene voorwaarden Zaalverhuur – Evenementenlocatie De Baan Alkmaar BV versie 2025.1

1.Algemeen

Deze algemene verkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten met betrekking tot de verhuur van de zalen en andere faciliteiten van Evenementenlocatie De Baan Alkmaar, verder te noemen “De Baan”. Door een reservering te maken, gaat de huurder akkoord met deze voorwaarden.

2. Definities

• Huurder: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die de zaal en/of inclusief
  faciliteiten huurt.
• Verhuurder: Evenementenlocatie De Baan Alkmaar BV.
• Reservering: de afspraak tussen huurder en verhuurder voor de huur van de zaal inclusief faciliteiten, catering en entertainment op een afgesproken datum en tijd. Los van de zaalhuur kan huurder tegen betaling gebruik maken van apparatuur, materialen, diensten en/of faciliteiten die verhuurder aanbiedt.
• Evenement: het evenement waarvoor  de zaal is gereserveerd, zoals een vergadering, feest, bijeenkomst, sport- en spelactiviteit of uitvaart, enz.

3. Reserveringen en Betaling

3.1 Reserveringen kunnen enkel worden gemaakt door een schriftelijke aanvraag (per e-mail. De reservering is pas definitief na ontvangst van een bevestiging door verhuurder.

3.2 Bij bevestiging van de reservering kan een aanbetaling van 15% van de totale huursom worden gevraagd, tenzij anders overeengekomen.

3.3 Het resterende bedrag dient uiterlijk 14 dagen na plaatsvinden evenement te worden voldaan.

4. Annulering bij de annulering door de huurder gelden de volgende voorwaarden:

4.1 Bij annulering tot 21 dagen voor de evenementdatum worden er geen annuleringskosten voor de zaalhuur in rekening gebracht. Indien er in opdracht van de huurder door de verhuurder materialen of diensten bij derden zijn ingehuurd worden eventuele annuleringskosten volledig doorbelast.

4.2 Bij annulering tussen 21 en 10 dagen voor de evenementdatum wordt er 20% van het volledige huurbedrag in rekening gebracht.

4.3 Bij annulering binnen 10 dagen voor de evenementdatum wordt het volledige huurbedrag in rekening gebracht. Inclusief eventuele gemaakte kosten voor inkoop catering, inhuur boekingen van derden en administratiekosten.

4.4 Indien de verhuurder door omstandigheden of onheil van buitenaf als weeralarm, overheidswege als ook de reservering moet annuleren door overmacht, zal de verhuurder het eventueel betaalde bedrag aan de huurder volledig retourneren of een alternatieve datum voorstellen. Er kan geen gevolg restschade verhaald worden op de verhuurder voor het annuleren van het evenement uit onmacht

4.5 Indien de verhuurder extra meubilair, techniek en/ of entertainment voor de huurder inhuurt, worden bij annulering van het evenement de gemaakte kosten voor annulering inhuur derden aan u doorbelast.

4.6. Annulering kan alleen geschieden via email. De annulering is definitief indien de verhuurder deze aan u per mail heeft bevestigd.

5. Gebruik van de locatie

5.1 De huurder is verplicht de zaal en faciliteiten te gebruiken overeenkomstig het doel waarvoor deze is verhuurd. Indien het doel tijdens de huurperiode of in de tijd tussen het afsluiten van het contract en de daadwerkelijke boeking veranderd, dient dit binnen 48 uur te worden gemeld aan verhuurder. Als het daadwerkelijk gebruik afwijkt van de opgegeven activiteit / doel kan het betreffende huur contract per direct worden ontbonden door verhuurder.

5.2 De huurder dient zich te houden aan alle wet- en regelgeving, inclusief maar niet beperkt tot brandveiligheid, geluidsnormen en gemeentelijke regels.

5.3 Het is niet toegestaan om zonder toestemming van de verhuurder veranderingen aan de locatie aan te brengen, zoals het verplaatsen van meubilair of het bevestigen van decoraties of het beplakken van de locatie. Tenzij anders is aangegeven.

5.4 Indien het doel of activiteit overlast voor andere gebruikers van het gebouw of de omgeving kan opleveren, dient dit voor de boeking aan verhuurder te worden gemeld zodat verhuurder kan bepalen of over gegaan wordt tot verhuur en zo ja onder welke voorwaarden.

5.5 Huurder dient zich te houden aan de vastgestelde aanvangstijd en eindtijd van de gehuurde periode.

5.6 Activiteiten door de huurder die nodig zijn voor opbouw, inrichting en/of aankleding of testen van apparatuur kunnen in overleg eerder plaatsvinden dan vanaf de aanvangstijd van het gereserveerde dagdeel in achtneming van de beschikbaarheid. Hier kunnen kosten aan verbonden zijn á € 75,00 per verlenguur.

5.7 Eerder gebruik of uitlopen na een dagdeel kan alleen wanneer dit vooraf is aangevraagd en schriftelijk bevestigd door de verhuurder. Voor de buiten het dagdeel vallende periode zal een meerprijs van € 75,00 p/u worden doorberekend.

5.8 Het is huurder niet toegestaan de zaal aan derden te verhuren of in gebruik te geven. Huurder dient aanwijzingen van directie en personeel van verhuurder ten aanzien van het gebruik van de gehuurde ruimte(n) en de daarbij behorende veiligheidseisen en toegestane geluidsoverlast op te volgen.

5.9 Huurder dient zich te houden aan het door verhuurder in het contact vastgestelde maximaal toegestane aantal gasten per gehuurde ruimte(n).

5.10 Huurder dient ervoor te zorgen dat er geen schade wordt toegebracht aan het gebouw en aan de in en om het gebouw aanwezige zaken.

5.11 Huurder dient de ruimt(n) achter te laten in dezelfde staat als waarin deze werd(en) aangetroffen.

5.12 Indien de ruimte(n) niet naar behoren wordt aangetroffen dient dit vooraf en voor aanvang bij het personeel van de verhuurder te worden gemeld.

5.13 Huurder is verplicht de gemaakte schade aan het pand te melden en te vergoeden.

5.14 De verhuurder heeft het recht door haar geconstateerde schade aan en in gehuurde ruimte(n) evenals de aanwezige inventaris te laten herstellen op kosten van de huurder, voor zover de schade is ontstaan ten tijde van het gebruik van de desbetreffende ruimte(n) door huurder dan wel daarmee rechtstreeks verband houdt.

5.15 Huurder ziet erop toe dat dat tijdens de huurperiode in het gehuurde geen licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen, gevaarlijke en/of brandbare goederen, stank verspreidende stoffen, tenzij hiervoor schriftelijk toestemming is verleend door verhuurder.

5.16 Extra kosten door overmatige vervuiling, verpakkingsmateriaal, opruim- en herstelkosten zullen in alle gevallen volledig en zonder voorbehoud in rekening gebracht worden.

5.17 De gehele accommodatie is rookvrij, m.u.v. de daartoe aangewezen buitenruimtes.

5.18 Voor, tijdens en na een activiteit, bijeenkomst of evenement dienen maatregelen te worden genomen die verhuurder noodzakelijk acht met betrekking tot geluidsoverlast aan de omgeving.

5.19 Ramen en deuren dienen te allen tijden gesloten te blijven op het moment dat er muziek ten gehore wordt gebracht en/of gezongen in de ruimte(n).

5.20 Huurder dient er zorg voor te dragen dat geen overlast veroorzaakt wordt bij het in gebruik nemen en verlaten van de ruimte(n)

5.21 Huurder dient erop toe te zien dat het pand rustig wordt betreden en verlaten, zonder overlast voor omwonenden of medehuurders.

5.22 Catering gebruik van horeca faciliteiten en catering zijn voor kosten van de huurder.

5.23 Het is de huurder niet toegestaan zichzelf te bedienen of diens gasten toegang te geven tot de bar of de keuken.

5.24 Het is huurder niet toegestaan (meegebrachte/meegenomen) consumpties en of genotsmiddelen te gebruiken, verkopen of gratis te verstrekken tenzij hiervoor door verhuurder schriftelijk toestemming is verleend. In dat geval zal huurder met de horeca pachter overeenstemming moeten hebben over uitkoop.

5.25 Verhuurder is gerechtigd aan deze toestemming nadere voorwaarden te verbinden.

5.26 Indien de huurder in gebreke blijft bij een van bovenstaande voorwaarden, is de verhuurder gerechtigd de overeenkomst van de huurder te ontbinden.

6. Betaling

6.1. Het totaalbedrag van de huurovereenkomst wordt binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn volledig betaald met vermelding van het factuurnummer.

6.2. Bij niet tijdige nakoming zal de huurder zonder ingebrekestelling in verzuim zijn en vanaf de vervaldag de wettelijke rente doch tenminste 1% per maand verschuldigd zijn over de achterstallige huursom vanaf de dag der verzuim tot aan de dag van algehele voldoening.

6.3. Indien een huurder in gebreke is, dan dient hij alle eventueel op de inning vallende kosten, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, aan verhuurder te vergoeden.

7. Ontbinding van de huurovereenkomst door de verhuurder.
Het per direct ontbinden van de overeenkomst van de zijde van zaalverhuurder is mogelijk indien er sprake is van: overmacht De Baan Alkmaar en SEDA organisator van de Paardenkoers.

7.1 Omstandigheden buiten de wil en toedoen van De Baan Alkmaar om, al dan niet ten tijde van het sluiten van de overeenkomst voorzienbaar, welke van dien aard zijn dat naleving van de overeenkomst redelijkerwijs niet langer van De Baan kan worden verlangd, gelden als overmacht, ongeacht blijvend of tijdelijk, en bevrijden De Baan van de verplichtingen tot nakoming.

7.2 Onder overmacht wordt onder andere verstaan: oorlog, onrusten, natuurrampen, stormschade, overstromingen, abnormale weersomstandigheden, sneeuw, sneeuwval, vorst, werkstakingen, veiligheidsrisico, uitsluiting van of gebrek aan personeel, wanprestatie van derden die door De Baan of SEDA ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst werden ingeschakeld, alsmede alle belemmeringen, veroorzaakt door maatregelen van overheidswege. Overmacht van de zijde van leveranciers valt ook onder deze overmachtbepaling.

7.3 Onder overmacht wordt tevens verstaan afgelasting dan wel verplaatsing van drafwedstrijden op last van de overheid, de NDR.

7.4 Ingeval van overmacht heeft De Baan Alkmaar of SEDA het recht om zonder rechterlijke tussenkomst de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden.

8. Aansprakelijkheid

8.1 De huurder is verantwoordelijk voor schade aan de locatie of eigendommen van verhuurder die voortkomt uit het gebruik van de zaal.

8.2 De verhuurder is niet aansprakelijk voor verlies of schade aan eigendommen van de huurder of de gasten van het evenement.

8.3 De huurder dient ervoor te zorgen dat het evenement geen overlast veroorzaakt voor omwonenden of andere gebruikers van het gebouw.

8.4 Verhuurder kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld; noch door
huurder, noch door gebruikers, cliënten en bezoekers. Dit geldt zowel voor mogelijke materiële en immateriële schade en/of bedrijfsschade ten gevolge van verblijf binnen de accommodatie als voor mogelijke schade ten gevolge van de door huurders aangeboden activiteiten.

8.5 Huurder is aansprakelijk voor schade geleden aan het gebouw, waaronder ook de
vloeren, muren, gebruiksmaterialen of aan voorzieningen, tijdens de gehuurde dagdelen.

9. Extra kosten

9.1. Indien er door verhuurder klachten zijn qua staat waarin een zaal door de huurder achtergelaten wordt, heeft verhuurder het recht kosten in rekening te brengen, hetzij eenmalig of voor supervisie na elk gehuurd dagdeel.

9.2. Kosten gemaakt door nalatigheid, oneigenlijk gebruik, beschadiging van vloeren, muren, gebruiksmaterialen of aan voorzieningen, zijn voor rekening van huurder.

10. Huisregels

10.1. Alle huurders en gebruikers dienen zich op de hoogte te stellen van de huisregels en zich dienovereenkomstig te gedragen of daar naar te handelen. De huisregels zijn bij verhuurder op de website op te vragen en in te lezen.

10.2. Huurder dient haar gebruikers voor te lichten over het bestaan en de inhoud van de huisregels, en er op toe te zien dat gebruikers zich houden aan deze huisregels.

10.3 Wijziging van dit reglement of aanpassing van de algemene voorwaarden of de huisregels kunnen nimmer leiden tot ontbinding van de huurovereenkomst, tenzij er sprake is van een zodanig zwaarwegende wijziging of belang, welke het de huurder onmogelijk maakt het doel waarvoor de zaal gehuurd was, verder te beoefenen.

11. Levering van Diensten en Faciliteiten

11.1 Alle bijkomende diensten, zoals catering, audiovisuele apparatuur, beveiliging, garderobe etc., dienen vooraf te worden besproken en bevestigd.

11.2 De verhuurder is niet verantwoordelijk voor eventuele vertragingen in de levering van externe diensten die door de huurder zijn ingeschakeld.

12. Gezondheid en Veiligheid

12.1 De huurder dient zich te houden aan alle gezondheids- en veiligheidsvoorschriften die door de verhuurder of de bevoegde autoriteiten zijn vastgesteld.

12.2 Bij een calamiteit, zoals brand of andere noodsituaties, dient de huurder onmiddellijk de aanwijzingen van het personeel van de verhuurder op te volgen.

13. Toegang en Verantwoordelijkheden

13.1 De huurder heeft toegang tot de locatie vanaf aanvangstijdstip contract op de evenementdatum en dient de locatie uiterlijk volgens eindtijd contract te verlaten.

13.2 De huurder dient ervoor te zorgen dat de locatie aan het einde van de huurperiode in goede staat wordt achtergelaten.

14. Intellectueel Eigendom

14.1 De huurder mag geen gebruik maken van het intellectuele eigendom van de verhuurder zonder toestemming, inclusief maar niet beperkt tot logo’s, namen en beeldmateriaal van de locatie.

15. Privacy

15.1 De verhuurder verwerkt persoonsgegevens van de huurder uitsluitend voor de uitvoering van de huurovereenkomst. De huurder heeft recht op inzage en correctie van zijn persoonsgegevens.

15.2 Foto’s en videomateriaal gemaakt tijdens een evenement mag in overeenstemming met de huurder geplaatst worden op de socials, en marketingdoeleinden van de verhuurder

16. Toepasselijk Recht en Geschillen
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Alkmaar.
Indien één of meer bepalingen van deze voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar blijken te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

Algemene voorwaarden vastgesteld op 2 februari 2025.